Privacyverklaring

Om u als lokaal bestuur een kwaliteitsvolle dienstverlening te bieden, verwerken wij persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij met deze gegevens omgaan.

Deze verklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door het lokaal bestuur Pittem (gemeente en OCMW).

Wij hechten veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en verwerken deze in overeenstemming met de Europese privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR), en de toepasselijke federale en Vlaamse regelgeving.

Verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden

Het verzamelen van uw persoonsgegevens gebeurt op drie manieren:

• Het bestuur vraagt rechtstreeks bij u uw persoonsgegevens op.
• Het bestuur raadpleegt bovenlokale authentieke gegevensbronnen van de overheid, zoals het rijksregister, de kruispuntbank sociale zekerheid, de dienst inschrijvingen voertuigen, patrimoniumdocumentatie, enz.
• Het bestuur ontvangt uw persoonsgegevens van andere overheidsinstanties, zorginstellingen, … in kader van uw aanvraag

De verwerking gebeurt enkel op basis van de volgende rechtsgronden:

1. Om te voldoen aan een wettelijke verplichting: voor bepaalde taken zijn wij wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verwerken, zoals bijvoorbeeld: verwerkingen in het kader van omgevingsvergunningen, bijhouden van gegevens van inwoners in het bevolkingsregister, … 
2. Voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag: In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens in het kader van onze taken als lokaal bestuur, zoals bijvoorbeeld: informeren van inwoners over wegenwerken of andere openbare infrastructuurprojecten, betrekken van inwoners bij beleidsbeslissingen via inspraakprocedures, …
3. Op basis van uw uitdrukkelijke toestemming: Voor bepaalde verwerkingen vragen wij uw voorafgaande toestemming. U hebt steeds het recht om deze toestemming in te trekken, zoals bijvoorbeeld: het versturen van digitale nieuwsbrieven, het plaatsen van niet-essentiële cookies op onze website, …
4. Voor de uitvoering van een overeenkomst met u: Wanneer u een overeenkomst met het gemeentebestuur aangaat, verwerken wij uw gegevens om deze overeenkomst correct uit te voeren, zoals bijvoorbeeld: administratieve verwerking in functie van buitenschoolse en voorschoolse kinderopvang, ontlenen van materiaal bij de bibliotheek, …
5. Ter bescherming van uw vitale belangen: In uitzonderlijke gevallen verwerken wij gegevens om een ernstige bedreiging voor uw gezondheid of veiligheid te bestrijden, zoals bijvoorbeeld: samenwerking met hulpdiensten bij rampen of andere noodsituaties.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de specifieke verwerking kunnen wij verschillende categorieën persoonsgegevens verwerken.

Gewone persoonsgegevens:

Deze gegevens worden in veel gevallen verwerkt voor administratieve en beleidsmatige doeleinden:

• Identificatie- en contactgegevens:

  • Voorbeelden: naam, (e-mail)adres, rijksregisternummer, telefoonnummer

• Persoonlijke kenmerken

• Voorbeelden: geboortedatum, leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep

• Gezins- en relatiegegevens

• Voorbeelden: samenlevingsvorm, naam van de partner, huwelijksdatum, aantal kinderen, bloedverwanten

• Persoonlijke interesses en voorkeuren:

  • Voorbeelden: lidmaatschap van een organisatie, hobby's, sportactiviteiten

• Financiële gegevens:

  • Voorbeelden: bankrekeningnummers, inkomsten, uitkeringen, subsidies, premies

• Sociale (zekerheids)gegevens:

  • Voorbeelden: informatie over werkloosheid, kinderbijslag, pensioien, leefloon

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

Sommige persoonsgegevens worden als ‘gevoelig’ beschouwd en worden alleen verwerkt wanneer daar een specifieke rechtsgrond voor bestaat:

• Gezondheidsgegevens:

  • Voorbeelden: medische verslagen, diagnose-informatie, informatie over een beperking, dieetvoorkeuren, allergieën

• Politieke opvattingen:

  • Voorbeelden: lidmaatschap van een politieke partij, deelname aan politieke functies

• Filosofische of religieuze overtuigingen:

  • Voorbeelden: voorkeur voor een bepaald begrafenisritueel

• Raciale of etnische gegevens:

  • Voorbeelden: taalvaardigheid, nationaliteit, relevante gegevens over identiteitsdocumenten

• Lidmaatschap van een vakvereniging:

  • Voorbeelden: informatie over vakbondslidmaatschap in het kader van werkloosheidsuitkeringen

• Gegevens over het seksuele leven:

  • Opmerking: dergelijke gegevens worden enkel verwerkt als dit strikt noodzakelijk is en op basis van een wettelijke grondslag

Daarnaast verwerkt het gemeentebestuur strafrechtelijke gegevens over veroordelingen en straffen, indien dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld bij de uitgifte van uittreksels uit het Strafregister.

Onze verwerking van persoonsgegevens gebeurt steeds met de grootst mogelijke zorg en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen. Zodra de bewaartermijn is verstreken, worden de gegevens op een veilige manier vernietigd of geanonimiseerd.

Doorgifte van gegevens

Wij behandelen uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorg en geven deze niet door aan derden, tenzij hiervoor een wettelijke basis bestaat.

Indien wij een externe partij inschakelen voor de uitvoering van een specifieke taak of de verwerking van een dossier (bijvoorbeeld een softwareleverancier, een gespecialiseerd adviesbureau of een andere overheidsinstelling), dan mogen zij uw gegevens uitsluitend verwerken binnen de overeengekomen afspraken en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.

Uw persoonsgegevens worden in principe enkel verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In uitzonderlijke gevallen waarin gegevens toch buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat we enkel samenwerken met partijen die een passend beschermingsniveau kunnen garanderen, bijvoorbeeld via modelcontractbepalingen of andere door de Europese Commissie goedgekeurde mechanismen.

Beveiligingsmaatregelen

Wij hebben de nodige maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen eventuele datalekken en misbruik door derden. Namelijk door bescherming op de websites d.m.v. onder meer SSL-certificaten, beveiliging via firewalls en beperking van de locaties waar gegevens worden opgeslagen.

Alleen bevoegde personen krijgen toegang tot onze kantoren en onze systemen en toegang is beperkt tot de systemen die zij om professionele redenen nodig hebben. Deze personen moeten ons intern beleid inzake privacy en gegevensbescherming kennen en correct toepassen. Voor zover gegevens worden verstrekt aan derden, komen wij met deze derden overeen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Openbaarheid van bestuur

Op basis van de wetgeving over openbaarheid van bestuur kan iedereen een verzoek indienen om bestuursdocumenten in te zien. Daarbij worden uw persoonsgegevens in principe niet gedeeld. Voordat enige informatie openbaar wordt gemaakt, toetsen wij steeds zorgvuldig of dit in overeenstemming is met de geldende privacywetgeving.

Uw rechten

U heeft verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder lichten we toe welke rechten u heeft en hoe u deze kunt uitoefenen.

Inzage in uw gegevens

U heeft het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die het bestuur over u verwerkt. Indien u hiervan gebruik wilt maken, kunt u een verzoek indienen. Sommige gegevens kunt u ook rechtstreeks raadplegen via online platformen, zoals het omgevingsloket. Wanneer u een inzageverzoek indient, bezorgen wij u een zo volledig mogelijk overzicht van uw persoonsgegevens.

Correctie en aanvulling gegevens

Als u merkt dat bepaalde persoonsgegevens die het bestuur over u verwerkt onjuist of onvolledig zijn, kunt u verzoeken om deze gegevens te laten corrigeren of aanvullen. Dit is mogelijk binnen de grenzen van de wettelijke bepalingen.

Verwijdering van gegevens

U kunt vragen om bepaalde persoonsgegevens die het bestuur bijhoudt te laten verwijderen, voor zover dit wettelijk toegestaan is. In sommige gevallen kunnen wij uw verzoek niet inwilligen, bijvoorbeeld wanneer de gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een wettelijke taak.

Bezwaar tegen verwerking

Indien u het niet eens bent met de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, kunt u hiertegen bezwaar maken. Dit bezwaar wordt gehonoreerd, tenzij er wettelijke of dwingende redenen zijn om de verwerking voort te zetten, bijvoorbeeld wanneer de gegevens nodig zijn voor de openbare veiligheid.

Bezwaar tegen automatische profilering

Het gemeentebestuur maakt geen gebruik van automatische profilering waarbij op basis van algoritmes beslissingen worden genomen die gevolgen voor u kunnen hebben.

Overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u zelf aan het bestuur heeft verstrekt, in een gestructureerd en gangbaar formaat te ontvangen of rechtstreeks te laten overdragen aan een derde partij. Dit recht is echter onderworpen aan bepaalde beperkingen en geldt niet voor alle gegevens.

Intrekken toestemming

Als de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op basis van uw toestemming, heeft u het recht om deze op elk moment in te trekken. Zodra u uw toestemming intrekt, zullen wij stoppen met het verder verwerken van uw gegevens. Houd er echter rekening mee dat de verwerking die heeft plaatsgevonden vóór het intrekken van uw toestemming rechtsgeldig blijft.

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek naar ons te sturen via privacy@pittem.be.

Om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent, kan het bestuur je identiteit verifiëren. Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Dan kan het bestuur je vraag concreet en correct behandelen.

Contactgegevens

Het bestuur heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze bewaakt de toepassing van de wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming en kan u aanspreken als u vragen heeft bij de uitoefening van de hierboven opgesomde rechten die u geniet.

Gegevens functionaris Gegevensbescherming:

Gemeente Pittem
Adres: Markt 1, 8740 Pittem
Tel.: 051 46 03 50
Email: privacy@pittem.be

Om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent, kan het bestuur je identiteit verifiëren. Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Dan kan het bestuur je vraag concreet en correct behandelen.

Bent u ontevreden met de behandeling van uw verzoek of bent u van mening dat de behandeling van uw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kunt u een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.

De Vlaamse Toezichtcommissie kunt u bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure: https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/klachtenprocedure.

De Gegevensbeschermingsautoriteit kunt u bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties.